Política de privacidad
POLITICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACION PERSONAL
Presentación
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en
especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o
desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación, lo ponemos al tanto de los aspectos
relevantes en relación con la recolección, uso y transmisión de datos personales que RS GROUP
S.A.S. (en adelante y conjuntamente la “Compañía” o “RS”) realiza de sus datos personales, en
virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento.
En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos
corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad,
sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de
tales derechos.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación
aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y todas aquellas normas que
las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y
protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan
una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados
o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su
consentimiento previo, expreso y calificado.
Definiciones
Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
Cliente: Toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación
contractual/obligacional;
Empleado y/o Contratista: Toda persona que se encuentra vinculada a la empresa y presta sus
servicios para ella.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables;
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como
Responsable de los datos;
Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos
personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente
en la materia;
Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de
una relación contractual/obligacional;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de
esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las Compañía;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente,
proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica,
suministre datos personales a la Compañía;
Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o
un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera
del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al
Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del
Responsable, trate datos personales;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior,
usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074
de 2015, caps. 25 y 26, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición
exista duda alguna.
Uso y finalidad del Tratamiento
La Compañía reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una
expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades,
derechos y obligaciones con la Compañía.
En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, éstas recolectan, almacenan,
usan y transfieren datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los
datos personales son utilizados para:
Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de las Compañías.
Pago de obligaciones contractuales.
Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
Registro de la información de los Clientes en la base de datos de las Compañías.
Registro de la información de los Empleados en la base de datos de las Compañías.
Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de las Compañías.
Contacto con Clientes, Empleados o Proveedores para el envío de información relacionado con la
relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la
información y datos personales, le corresponde a las Compañías.
Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la
Compañía.
Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos
aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la
Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir
a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin
de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan
servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de
mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u
otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser
divulgados con los fines dispuestos con anterioridad al personal de recursos humanos, encargados,
consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.
La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o
información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su
información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de
servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal
con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines
propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
De igual forma la Compañía podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos
personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa
y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. RS ha
adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de
acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales
siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Compañía
sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de
transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13, hoy incorporado en el D.U
1074 de 2015.
Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los
mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de RS o archivados en términos seguros a
efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.
Derechos del Titular
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten
en relación con sus datos personales son:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a RS como los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a
datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto
en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el
ejercicio de todos sus derechos.
Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular
Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la
administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes
medios:
KAROLINA ANDREA RODRIGUEZ BORJA
C.C. No. 1.143.367.671 de Cartagena
Tel.: 3044961375
En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de
sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Privacidad:
JUAN CARLOS RAMOS SANTAMARIA
Oficial de Protección de Datos
oficialprivacidad@rsantamariabogados.com
RS Group S.A.S
Calle 26 #18ª-31 Av Jimenez, Cartagena – Colombia
Tel.: (575) xx, Movil: (57) 3044961375
En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de
sustracción de datos, usted deberá remitirla al Oficial de Privacidad:
IVAN DARIO MARRUGO
Oficial de Protección de Datos
oficialprivacidad@rsantamariabogados.com
RS Group S.A.S
Calle 26 #18ª-31 Av Jimenez, Cartagena – Colombia
Tel.: (575) xx, Movil: (57) 3044961375
Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la
Compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta,
solicitud o queja.
Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término
máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y
completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del
solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los
documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a RS atenderla de
forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de
la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos quince (15)
días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo
requerido, la Compañía receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.
Modificación de esta política
Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos
revisar regular o periódicamente en nuestra página web http://www.rsantamariabogados.com/, o
a través de la intranet en la que se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última
versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de esta.